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Il y a 5 domaines d'intérêt lors de la création d'une expédition dans WebShip :
1. Expédier à partir de
Dans cette zone, vous avez la possibilité de modifier les informations relatives à l'adresse d'expédition à l'aide de l'icône et de les enregistrer dans votre profil Webship ou d'utiliser les informations relatives à l'adresse d'expédition de votre profil existant.
Pour modifier les informations relatives à l'adresse d'expédition, y compris le nom et/ou l'adresse, vous pouvez cliquer sur l'icône qui ouvre une section supplémentaire sur la page Expédier un colis où vous pouvez modifier les informations relatives à l'adresse d'expédition.
Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder les nouvelles informations dans votre profil Webship.
2. Expédier vers
Dans cette section, vous choisissez le destinataire auquel vous souhaitez expédier le colis.
Gagnez du temps en attribuant des identifiants aux destinataires
Pour mémoriser et rappeler les destinataires de votre liste de destinataires, il faut s’assurer que chaque destinataire possède un identifiant unique, un code qui le différencie des autres. Nous appelons ce code l'ID du destinataire. Vous pouvez donc définir ce que sera ce code.
Quatre façons de sélectionner un destinataire individuel :
- Tapez l'ID du destinataire et sélectionnez l'ID du destinataire qui y correspond dans la liste déroulante affichée. Vous pouvez taper l'ID du destinataire dans le champ ID du destinataire et, dans ce cas, Webship effectue automatiquement une recherche dans votre carnet d'adresses et récupère les informations d'adresse complètes.
- Sélectionner le destinataire dans le carnet d'adresses. Vous pouvez sélectionner un destinataire dans votre carnet d'adresses en cliquant sur le bouton « Carnet d'adresses ».
- Choisissez les dix derniers destinataires dans le menu déroulant. Vous pouvez choisir les dix derniers destinataires de vos envois dans une liste déroulante. Ils seront répertoriés par leur numéro d'identification de destinataire.
- Saisissez les informations relatives à l'adresse dans la section « Destinataire ».
Vous pouvez saisir les informations relatives au destinataire dans la section « Destinataire ». Si vous souhaitez enregistrer ce destinataire dans votre carnet d'adresses, cochez la case située sous les informations relatives au destinataire intitulée « Ajouter ou mettre à jour le destinataire dans votre carnet d'adresses ». Il sera enregistré lorsque vous cliquerez sur le bouton « Terminer l'envoi ».
Modifier les informations du destinataire pendant l'expédition
Toutes les informations relatives à l'adresse peuvent être modifiées à tout moment pendant l'expédition. Vous devez modifier les champs que vous souhaitez. Si vous ne souhaitez pas apporter les modifications de façon permanente au destinataire, assurez-vous que la case « Ajouter ou mettre à jour au carnet d'adresses » ne soit pas cochée. Si la case est décochée, seul cet envoi sera affecté par les modifications. Si un destinataire a des champs verrouillés, toutes les modifications apportées au destinataire doivent être effectuées à partir du carnet d'adresses.
3. Notification
WebShip peut vous notifier par courriel lorsqu'un envoi est expédié ou livré. Définissez l'action par défaut que vous souhaitez lors de l'expédition.
Me notifier
Pour recevoir des mises à jour en temps réel sur votre envoi, cochez la case, sélectionnez le type de notification et indiquez l'adresse électronique à laquelle envoyer la notification. Nous enverrons les notifications à l'adresse indiquée.
Notifier le destinataire
Si vous souhaitez que le destinataire reçoive des mises à jour en temps réel sur cet envoi, cochez la case, sélectionnez le(s) niveau(x) de notification et indiquez l'adresse électronique à laquelle envoyer la notification. Nous nous chargeons du reste.
4. Information de l’envoi
Dans cette section, vous précisez certains aspects logistiques de l'envoi. Par exemple, vous décidez du type de service que vous souhaitez utiliser pour l'envoi, de l'heure à laquelle l'envoi est prêt, de la manière dont l'envoi sera payé, etc. Vous trouverez ci-dessous une liste de toutes les options avec une brève description de chacune d'entre elles.
Service Loomis
Loomis Express offre les services d'expédition suivants pour les envois au Canada, dans la zone continentale des États-Unis ou à l'étranger :
Services nationaux - Canada : Loomis Express domestique 9h00, Loomis Express domestique 12h00, Loomis Express domestique 18h00 et Loomis Ground.
Services d'exportation - États-Unis : Loomis Express 10h30, Loomis Express Worldwide et Loomis International Ground*.
Services d'exportation - International : Loomis Express 9h00, Loomis Express 12h00 et Loomis Express Worldwide.
*Le service Loomis Economy Select n'est pas disponible pour l'Alaska et Hawaii. Veuillez sélectionner Loomis Express Worldwide pour les envois vers ces destinations.
Date d’expédition
Vous devez préciser la date à laquelle les envois seront expédiés. Par défaut, la date du jour actuel est présente. Toutefois, vous pouvez créer des bordereaux d'expédition à l'avance pour une date future. Pour ce faire, modifiez la date dans ce champ pour qu'elle corresponde à la date à laquelle vous souhaitez expédier ces colis.
Heure de disponibilité
Il s'agit de l'heure la plus proche à laquelle les colis seront prêts pour la cueillette. Par défaut, l'heure actuelle est présente.
Heure de fermeture
Il s'agit de l'heure la plus tardive à laquelle notre chauffeur doit arriver pour récupérer les colis une fois qu'ils sont prêts à être ramassés. Par défaut, l'heure est fixée à 17h00/17h00 heure locale.
Cueillette/Dépôt
Vous pouvez déterminer le lieu où Loomis Express viendra chercher le colis. Les options suivantes sont proposées.
Dépôt
Choisissez cette option si vous souhaitez déposer le colis dans une agence Loomis Express. Lorsque vous choisissez cette option, un autre menu déroulant apparaît. Il énumère toutes les succursales au Canada. Choisissez celle où vous déposerez votre colis.
Bureau
Choisissez cette option si vous voulez que Loomis vienne chercher le colis à votre bureau.
Autre
Choisissez cette option si vous voulez que Loomis vienne chercher le colis à un endroit non indiqué dans le menu déroulant.
Réception
Choisissez cette option si vous souhaitez que Loomis vienne chercher le colis à la réception.
Expédition
Choisissez cette option si vous souhaitez que Loomis vienne chercher le colis lors de l'expédition.
Type de paiement
Le type de paiement détermine qui paie l'envoi.
Prépayé
Choisissez cette option si vous payez l'envoi.
Collecter
Choisissez cette option si vous imputez l'envoi à un autre numéro de compte, c'est-à-dire le numéro de compte du destinataire de l'envoi ou le numéro de compte d'un tiers qui paiera l'envoi. Le paiement à crédit, en tant que type de paiement, peut être verrouillé afin que seuls les envois à crédit puissent être effectués vers un destinataire spécifique. Un numéro de compte Collect valide doit être fourni. Si vous avez choisi l'option Collect comme type de paiement, vous devez indiquer le numéro de compte sur lequel l'envoi sera facturé.
Protection De La Valeur Des Expéditions (P.V.E.)
La protection de la valeur des expéditions Loomis vous permet de protéger les envois auxquels vous tenez le plus. Le montant déclaré est le montant nécessaire pour réparer ou remplacer un envoi/une pièce en cas de perte ou de dommage physique. Dans la case Protection de la valeur des expéditions (P.V.E.), une surcharge de responsabilité par tranche de 100 $ de l'évaluation ou partie de celle-ci s'appliquera à tous les envois. Si aucune valeur n'est inscrite dans la case P.V.E., la mention « NUL » doit être indiquée sur le bordereau d'expédition. Tous les envois dont la valeur déclarée dépasse 2 500 $ (jusqu'à un maximum de 5 000 $) doivent avoir un numéro d'entente spéciale de préautorisation, obtenu auprès du service à la clientèle de la succursale locale de Loomis Express, au 1-855-2LOOMIS (1-855-256-6647), avant l'expédition. Ce numéro doit figurer dans la case de l'entente spéciale sur le bordereau d'expédition (voir l'article 15 des conditions générales de Loomis Express).
Numéro de convention spéciale
Si le montant du P.V.E. est supérieur à 2 500 $ CA, vous devrez entrer un numéro d'entente spéciale. Vous pouvez l'obtenir en appelant le 1-855-2LOOMIS (1-855-256-6647).
Numéro de référence
Le numéro de référence est un champ flexible que vous pouvez utiliser pour marquer les envois à des fins de suivi ou de déclaration. Vous avez le contrôle sur le numéro de référence. Il peut s'agir de toute combinaison de chiffres et de lettres.
Le suivi et le numéro de référence
Tout ce que vous indiquez dans le champ de référence au moment de l'expédition fait partie de l'envoi. C'est pourquoi vous pouvez utiliser ce numéro de référence pour suivre cet envoi au lieu d'utiliser le bordereau d'expédition qui lui a été attribué par Loomis.
En général, on utilise un numéro de facture ou de bon de commande.
Les rapports et le numéro de référence
Si vous souhaitez faire ressortir un envoi particulier dans un rapport détaillé, vous pouvez utiliser le champ du numéro de référence, car celui-ci apparaît dans les rapports détaillés de Loomis.
Le champ de référence est également utile pour organiser ou regrouper des envois dans les rapports ou les fichiers exportés. Par exemple, si vous souhaitez regrouper tous les envois que vous envoyez pour un représentant commercial particulier, vous pouvez utiliser le nom de ce représentant dans le champ de référence.
Centre de coût
Tout comme le numéro de référence, le centre de coût est un autre moyen de marquer vos envois à des fins de déclaration. Cependant, vous ne pouvez pas suivre un envoi en utilisant les informations du centre de coût.
Instructions 1 & 2 (National uniquement)
Vous pouvez remplir des instructions de livraison spéciales à l'intention du conducteur, telles que « Laisser à la porte arrière » ou « Pas de signature requise ».
Détails sur la taille et le poids du ou des colis/strong>
Vous pouvez indiquer les unités de mesure impériales (livres et pouces) ou métriques (kilogrammes et centimètres) dans le champ prévu à cet effet.
Si vous avez enregistré des tailles de colis courantes dans votre profil, vous pouvez sélectionner la taille du colis à partir de l'identifiant que vous lui avez attribué (exemple: case A) et le poids, la longueur, la largeur et la hauteur s'afficheront automatiquement.
Si votre envoi comporte plus d'un colis, sélectionnez l'icône et des lignes supplémentaires apparaîtront si nécessaire pour le poids, la longueur, la largeur et la hauteur de chaque colis.
Options supplémentaires pour le service national
Cochez les cases qui s'appliquent à votre envoi. Veuillez noter que des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.
5. Confirmation
C'est la dernière étape du processus.
- Si toutes les informations affichées sont correctes, cliquez sur « Expédition complétée » et vous serez dirigé vers un écran où vous pourrez imprimer le(s) bordereau(x) d'expédition de votre envoi. Veillez à apposer une étiquette sur chaque colis de l'envoi.
- Une fois que vous avez imprimé les bordereaux d’expédition, fermez la fenêtre et cliquez sur « Créer un autre envoi » pour expédier l'envoi suivant.