Aide – Soutien pour l’expédition en ligne (WebShip)

Foire aux questions

Soutien pour l’expédition en ligne (WebShip) - Index de la section

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EXPÉDIER UN COLIS – APERÇU

Vous trouverez ici tous les détails dont vous avez besoin lorsque vous créez une expédition.

L’écran « Expédier un colis » est adapté au type d’expédition que vous faites. Les services offerts, les champs présentés et les renseignements demandés sont différents selon que vous expédiez au pays ou à l’étranger.

ORIGINE DE L’EXPÉDITION

Vous avez l’option de modifier les renseignements concernant l’origine de l’expédition et de l’enregistrer dans votre profil WebShip.

Modifier l’adresse d’origine de l’expédition

Pour modifier l’adresse d’origine, y compris les nom et prénom qui sont inscrits automatiquement, cliquez sur le lien « Modifier l’adresse d’origine ».
  1. Une section additionnelle de la page « Expédier un colis » s’ouvre. Vous pouvez y modifier les renseignements voulus.
  2. Appuyez sur « Enregistrer » pour enregistrer les nouveaux renseignements dans votre profil WebShip.
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DESTINATION DE L’EXPÉDITION

Dans la présente section, vous choisissez la personne à qui l’expédition est destinée : c’est le « destinataire ».

Identificateur du destinataire

Chaque destinataire doit avoir un identificateur qui lui est propre, un code qui le distingue des autres. C’est ce que nous appelons « l’identificateur du destinataire ». Vous pouvez établir ce code vous-même. (Pour plus de renseignements à cet égard, voir la rubrique Identificateurs du destinataire et WebShip du Carnet d’adresses.) Retour à haut

Quatre façons de choisir un destinataire

Taper l’identificateur et cliquer sur le bouton « Extraire »
Quand vous entrez un identificateur dans le champ « Identificateur du destinataire » et que vous appuyez sur le bouton « Extraire », WebShip cherche automatiquement le destinataire correspondant dans votre carnet d’adresses et extrait tous les renseignements de l’adresse.
Récupérer le destinataire dans le carnet d’adresses
Vous pouvez sélectionner un destinataire dans votre carnet d’adresses en cliquant sur le bouton « Carnet d’adresses ». (Pour de plus amples renseignements à cet égard, voir Gestion du carnet d’adresses.)
Choisir les dix destinataires les plus récents dans le menu déroulant
Vous pouvez choisir le destinataire parmi les dix à qui vous avez envoyé des expéditions récemment. Le menu déroulant les énumère par leur identificateur.
Entrer l’adresse sur l’écran « Expédier un colis »
Vous pouvez simplement entrer les renseignements du destinataire sur la page « Expédier un colis ». Pour enregistrer le destinataire dans votre carnet d’adresses, cochez la case « Ajouter au carnet d’adresses » au bas de la section « Destinataire de l’expédition ». Les renseignements sont enregistrés quand vous appuyez sur le bouton « Terminer l’expédition ».
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Modifier des renseignements sur le destinataire en cours de préparation de l’expédition

Il est possible de changer l’adresse pendant que vous préparez l’expédition. Vous n’avez qu’à modifier les renseignements voulus qui ne seront applicables qu’à cette expédition, si vous le désirez. Pour que les modifications ne soient pas conservées en permanence, assurez-vous que l’option « Mettre à jour le carnet d’adresses » n’est pas cochée. Lorsque des champs sont verrouillés pour un destinataire, ils ne peuvent être modifiés que dans le carnet d’adresses.Retour à haut

IATA

La présente section s’applique uniquement aux expéditions aux États-Unis ou Express international. En fait, elle ne sera pas montrée si vous sélectionnez un destinataire au pays.

Qu’est-ce qu’un code IATA?

Le code IATA est l’élément fondamental pour le tri des envois à Loomis. Toutes les succursales importantes de Loomis dans le monde ont leur propre code IATA. Les codes IATA de Loomis ressemblent beaucoup aux codes IATA utilisés pour les aéroports. Par exemple, YYZ est le code de Toronto et YVR, le code de Vancouver.

Les succursales qui sont situées à proximité d’un aéroport portent habituellement le même code IATA que l’aéroport. Par exemple, la succursale à Richmond en C.-B. est YVR, parce qu’elle est proche de l’aéroport international de Vancouver. Cependant, les succursales qui sont un peu plus éloignées ont leur propre code IATA créé par Loomis. Par exemple, la succursale de Burnaby en C.-B. n’est pas proche d’un aéroport, alors Loomis a créé un code IATA pour elle, soit YCW.

Il est très important d’utiliser le bon code IATA de Loomis, car si le code est erroné, l’envoi sera livré à la mauvaise succursale. Retour à haut

WebShip et le code IATA

Dans la plupart des cas, WebShip choisira les codes IATA pour vous. Le code IATA de l’origine est établi d’après le code postal de l’adresse d’origine de l’expédition tandis que le code IATA de la destination est établi d’après le code postal ou le code zip du destinataire. Retour à haut

RENSEIGNEMENTS SUR L’ENVOI

Dans la présente section, vous indiquez certaines des modalités qui régissent l’envoi. Par exemple, vous indiquez le type de service, à quelle heure l’envoi est prêt, le mode de paiement, etc. Voici la liste des options offertes, accompagnées d’une brève description.

Type de service

Loomis offre les services d’expédition ci-après au Canada, sur la partie continentale des États-Unis et à l’étranger :
  • Services intérieurs - Canada: Loomis Express Domestic 9:00, Loomis Express Domestic 12:00, Loomis Express Domestic 18:00 et Loomis Ground
  • Services d’exportation – États-Unis : Loomis Express 10:30, Loomis Express Worldwide et Loomis Economy Select*.
  • Services d’exportation – International : Loomis Express 9:00, Loomis Express 12:00 et Loomis Express Worldwide.

*Le service Loomis Economy Select n’est pas offert en Alaska ni à Hawaii. Veuillez utiliser le service Loomis Express Worldwide lorsque vous expédiez à ces destinations.

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Date de l’expédition

Vous devez préciser la date à laquelle les envois seront expédiés. Par défaut, la date est celle du jour. Cependant, vous pouvez préparer des connaissements d’avance pour l’expédition à une date ultérieure. À cette fin, vous n’avez qu’à inscrire la date de l’expédition voulue dans ce champ. Retour à haut

Heure prêt

L’heure la plus tôt à laquelle l’envoi sera prêt pour la cueillette. Par défaut, le système indique l’heure actuelle. Retour à haut

Mode d’expédition

Vous pouvez indiquer l’endroit où Loomis doit passer prendre l’envoi. Voici les options offertes :
Dépôt
Choisissez cette option si vous comptez déposer l’envoi à une succursale de Loomis. Quand vous choisissez cette option, un menu déroulant affichant toutes les succursales de Loomis au Canada sera présenté. Choisissez celle où vous déposerez votre envoi.
Bureau
Choisissez cette option pour faire cueillir l’envoi au bureau.
Autre
Choisissez cette option pour que la cueillette soit effectuée ailleurs qu’à l’un des endroits figurant dans le menu déroulant.
Réception
Choisissez cette option pour faire cueillir l’envoi à la réception.
Expédition
Choisissez cette option pour faire cueillir l’envoi à l’expédition.
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Type de paiement

Choisissez le mode de paiement pour l’expédition en particulier. Voici les options qui vous sont offertes, accompagnées d’une brève description.
Port payé
Choisissez cette option lorsque c’est vous qui payez les frais d’expédition.
Port dû
Choisissez cette option lorsque c’est le destinataire qui doit payer les frais de port, p. ex. le numéro de compte du destinataire ou le numéro de compte d’un tiers qui est d’accord pour payer les frais de port. Le type de paiement « port dû » peut être verrouillé de sorte que seule l’expédition en port dû est autorisée pour un destinataire donné. Il faut alors fournir un numéro de compte valide.
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Compte port dû

Lorsque vous choisissez le mode de paiement « port dû », vous devez entrer le numéro de compte auquel les frais de port seront imputés. Retour à haut

PROTECTION DE LA VALEUR DE L’ENVOI

Protégez vos envois les plus précieux. Le montant déclaré correspond à la somme nécessaire pour réparer ou remplacer un colis ou une pièce en cas de perte ou d’avarie. Un supplément de responsabilité pour chaque tranche ou portion de tranche de 100 $ indiquée dans la case « Valeur protégée » s’appliquera à chaque envoi. Si aucune valeur n’est indiquée, la mention « NIL » doit être indiquée sur le connaissement. Tous les envois dont la valeur déclarée dépasse 2 500 $ (jusqu’à concurrence de 5000 $) doivent être autorisés au préalable. Pour obtenir un numéro d’autorisation, prière de communiquer avec le service à la clientèle de Loomis Express 1-855-2LOOMIS (1-855-256-6647). Ce numéro doit être indiqué dans la case « Entente spéciale » du connaissement. (Voyez l’article 15 des modalités et conditions de Loomis Express.) Retour à haut

Entente spéciale

Pour toute valeur protégée supérieure à 2500 $, vous devrez indiquer un numéro d’entente spéciale. Pour obtenir ce numéro, veuillez appeler au Service à la clientèle de Loomis au 1-855-2LOOMIS (1-855-256-6647). Retour à haut

Numéro de référence

Le numéro de référence est un champ modifiable que vous pouvez utiliser pour identifier des envois particuliers aux fins de repérage ou de rapports. Vous avez toute latitude pour le numéro de référence. Il peut être composé de n’importe quelle combinaison de lettres et des chiffres.
Le repérage et le numéro de référence

Tout ce que vous écrivez dans le champ de référence au moment de l’expédition accompagnera l’envoi. Cela signifie que vous pourrez utiliser ce numéro de référence pour repérer l’envoi au lieu d’utiliser le numéro de connaissement qui est attribué par Loomis.

Habituellement, on utilise le numéro de facture ou le numéro de bon de commande comme numéro de référence.
Les rapports et le numéro de référence

Si vous voulez faire ressortir un envoi en particulier dans un rapport détaillé, vous pouvez utiliser le champ du numéro de référence, puisque le numéro de référence paraît sur les rapports détaillés de Loomis.

Le champ « Référence » est également pratique pour organiser ou regrouper des envois dans des rapports ou des fichiers exportés. Par exemple, si vous voulez regrouper tous les envois que vous expédiez pour un représentant donné, vous pouvez indiquer le nom de celui-ci dans le champ « Référence ».
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Centre de coûts

Tout comme le numéro de référence, le centre de coûts permet de regrouper des envois à des fins d’établissement de rapports. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser l’information du centre de coûts pour repérer un envoi. Retour à haut

Instructions (régime intérieur seulement)

Vous pouvez indiquer des instructions spéciales pour le chauffeur-livreur, telles que « Laissez à la porte arrière » ou « Livraison sans signature ». Retour à haut

AVIS

Vous pouvez demander qu’un courriel vous soit envoyé pour vous informer que l’envoi a été expédié ou reçu, ou les deux.

Options d’avis

Quand un envoi est expédié
WebShip vous envoie un courriel lorsque votre demande a été soumise.
Quand un envoi est reçu
WebShip vous envoie un courriel lorsque l’envoi a été livré au destinataire.
Les deux
WebShip vous envoie un courriel quand votre demande d’expédition a été soumise et quand l’envoi a été livré.
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Avisez-moi

L’avis est envoyé à l’adresse courriel qui figure dans le champ « Courriel de l’expéditeur » qui est automatiquement rempli à partir des renseignements inscrits dans le profil WebShip. Cependant, il est possible de modifier le courriel pour une expédition en particulier. Retour à haut

Avisez le destinataire

L’avis est envoyé à l’adresse courriel qui figure dans le champ « Courriel du destinataire ». Si une adresse courriel a été enregistrée avec un destinataire, elle sera automatiquement affichée dans ce champ. Cependant, il est possible de modifier l’adresse ou si le champ est vide, d’en inscrire une pour une expédition en particulier. Retour à haut

SERVICE INTÉRIEUR (RÉGIME INTÉRIEUR SEULEMENT)

La présente section présente tous les services spéciaux que Loomis offre pour l’expédition en régime intérieur. Elle n’est montrée qu’à la sélection d’un destinataire au pays.

Options pour le régime intérieur

Livraison le samedi
Votre envoi sera livré le samedi.
Fragile
Pour les envois qui doivent être manutentionnés avec un plus grand soin.
Résidentielle
Pour les envois qui doivent être livrés dans un secteur résidentiel.
Marchandises dangereuses
Choisissez cette option pour l’expédition de marchandises dangereuses, telles que des explosifs ou des produits chimiques.

Loomis n’achemine aucune marchandise dangereuse par service express. L’option “marchandises dangereuses” n’est pas présentée si vous avez retenu l’un de nos services Express comme type de service.

Les marchandises dangereuses pouvant seulement être acheminées par voie terrestre, vous devez utiliser l’un de nos services Ground.

Il faudra fournir une classe et un NIP pour la marchandise dangereuse. L’envoi devra également être accompagné de documents spéciaux.
Manutention spéciale
Choisissez cette option pour un colis dont le volume est encombrant ou la taille est inhabituelle ou un colis qui n’est pas emballé ou pas bien emballé.
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Service international (express aux États-Unis et à l’étranger seulement)

Voici la liste, accompagnée d’une brève description, des options qui sont offertes pour l’expédition à l’étranger.

Produits Loomis
Pour vos expéditions internationales, vous devez absolument choisir l’un des types de produits suivants.
Passible de droits de douane (non-document)
Un envoi “non-document” est un envoi qui doit nécessairement être accompagné d’une facture commerciale. De façon générale, les articles qui ont une valeur monétaire tombent dans cette catégorie.

Un envoi non-document peut comporter autant de colis que vous voulez.
Non-passible de droits de douanes (document)
Un envoi “document” est un envoi qui n’a pas besoin de facture commerciale. Il contient des articles qui n’ont pas de valeur monétaire puisque ce sont, comme le nom l’indique, habituellement des documents. Notez toutefois que tous les pays de destination n’ont pas la même définition d’un envoi “document”. (Par exemple, certains pays considèrent un disque compact comme un document, mais pas d’autres.)

Veuillez consulter le répertoire de services pour obtenir des renseignements plus détaillés à cet égard.

Un envoi document peut comporter autant de colis que vous voulez.
Valeur déclarée
La valeur déclarée est la valeur totale des articles dans l’envoi. Par exemple, si votre envoi contient un article qui vaut 300 $CA et un autre qui vaut 400 $CA, vous devez inscrire 700 $CA.
Devise
WebShip vous offre deux options : dollar canadien ou dollar américain.
Contenu
Vous devez inscrire ici une brève description du contenu de l’envoi, p. ex. « pièces d’automobile » ou « documents ».
No TVA

Le numéro de taxe sur la valeur ajoutée est un numéro utilisé par les sociétés internationales. Aux États-Unis, c’est le EIN, IRS ou le Federal Tax ID number. Les entreprises internationales demanderont et parfois exigeront que les expéditions portent ce numéro.

Quand le numéro TVA a été enregistré avec le destinataire, il s’affiche automatiquement.
Raison de l’exportation
Cette option détermine la destination finale de l’article, c’est-à-dire si l’article revient au Canada, s’il doit rester dans le pays où vous l’envoyez, etc.
Voici la liste des choix possibles, accompagnés d’une brève description.
P = Permanent
Le colis est destiné à rester dans le pays de destination.
T = Temporaire
Le colis est destiné à aller dans un pays pour une période donnée et à revenir au Canada à un moment donné. (Ce serait le cas, par exemple, d’un article [tel un portable] qu’on envoie dans un autre pays pour le faire réparer. Il reviendra après avoir été réparé.)
R = Réimportation
Le colis est destiné à être retourné dans le pays d’où il vient. (Par exemple, vous retournez un article en vertu de sa garantie pour qu’il soit remplacé et non pas réparé.)
Termes commerciaux
Les termes commerciaux s’appliquent uniquement aux expéditions express destinées aux États-Unis ou à l’étranger. Lorsqu’ils traversent la frontière, certains articles sont assujettis à des droits de douane. Le menu déroulant indique la partie responsable de ces droits. L’option DDU signifie que les frais doivent être réglés par le destinataire à la livraison de l’envoi; l’option DDP, qu’ils doivent être réglés par l’expéditeur (vous). Vous pouvez régler ce champ à une valeur implicite à partir de votre profil WebShip. Veuillez noter que le calculateur des prix de transport ne tient pas compte de ces frais, puisqu’ils ne sont pas connus au moment de l’expédition, mais seulement au moment où l’envoi passe la frontière. (Pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard, voir « Gérer mon profil WebShip ».)
Pays de fabrication
Choisissez le pays où l’article a été fabriqué.
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RENSEIGNEMENTS SUR L’EXPÉDITION

La présente section varie selon qu’il s’agit d’une expédition intérieure (au pays) ou internationale.

Renseignements sur une expédition expresse aux États-Unis ou à l’étranger

Quand vous choisissez un destinataire international, WebShip ouvre un menu déroulant qui présente les produits Loomis. Retour à haut

Produits Loomis

En régime international, Loomis offre les quatre produits que voici :
World Wide Parcel Express (WPX)

L’expédition WPX s’applique à un envoi qui doit nécessairement être accompagné d’une facture commerciale. En général, il s’agira d’articles qui ont une certaine valeur monétaire.

Une expédition WPX peut contenir autant de colis que vous le désirez.
Documents (DOX)

L’expédition DOX s’applique à un envoi qui ne nécessite pas de facture commerciale. En général, les articles n’ont pas de valeur puisqu’il s’agit de documents. Veuillez noter que les pays n’ont pas tous la même définition d’un document. (Par exemple, un CD est considéré comme étant un document dans certains pays, mais pas dans d’autres.) Vous devrez consulter le répertoire de services pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard.

Une expédition DOX peut contenir autant de colis que vous le désirez.
International Air Letter (IAL)

L’expédition IAL s’applique à une simple lettre (p. ex. une lettre de référence) qui est acheminée par avion à une destination internationale, exclusion faite des États-Unis.

Elle a un poids uniformisé de 0,55 lb ou 0,25 kg. Lorsque vous choisissez cette option dans le menu déroulant, WebShip limite le nombre de pièces à 1 et le poids à 0,55 lb ou 0,25 kg selon l’ « unité de mesure » qui aura été retenue.
US Overnight Airletter (UOA)

L’expédition UOA s’applique à une lettre (p. ex. une lettre de recommandation) qui doit être livrée par avion le lendemain aux États-Unis.

Le poids est uniformisé à 0,55 lb ou 0,25 kg. Lorsque vous choisissez cette option dans le menu déroulant, WebShip limite le nombre de pièces à 1 et le poids à 0,55 lb ou 0,25 kg selon l’« unité de mesure » qui aura été retenue.
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Renseignements sur une expédition intérieure ou internationale

À part les produits Loomis qui sont offerts seulement en régime express aux États-Unis ou ailleurs dans le monde, les choix d’expédition sont les mêmes pour le régime intérieur et le régime express international/États-Unis. Retour à haut

Colis standard

Par défaut, l’écran présente cinq rangées dans lesquelles vous devez inscrire les renseignements sur les colis.

Fournir les renseignements sur le colis
Pour chaque colis, vous devez fournir tous les renseignements demandés, y compris le poids et les dimensions. Si vous expédiez une enveloppe, vous pouvez cocher la case « enveloppe ». Cela vous indiquera un poids de 0,9 et la mesure de 1 pouce (le minimum) pour chaque dimension.

Ajouter des colis courants à la liste de colis
Il est possible que vous ayez besoin de plus des cinq rangées vides pour vos besoins d’expédition. Voici comment vous pouvez ajouter des rangées vierges :
  1. Choisissez un type de colis dans la liste de colis courants que vous avez créées dans le profil Web.
  2. Indiquez le nombre de colis courants à ajouter à l’expédition.
  3. Appuyez sur le bouton « Ajouter ».

Vous obtenez le nombre de rangées appropriées à remplir.

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Colis courant

Il est facile d’ajouter une variété de colis différents à votre expédition. Voici comment.

Ajouter des colis courants à la liste de colis
  1. Vérifiez que le menu déroulant des colis courants est réglé à « Aucun colis courant défini », ce qui correspond à la valeur implicite.
  2. Indiquez le nombre total de colis courants à ajouter.
  3. Appuyez sur « Ajouter ».

Cela fera ajouter le nombre de rangées vierges nécessaires à remplir.

Créer un colis courant

Pour ajouter un nouveau colis courant à votre liste, vous devez aller à la section « Préférences » du profil Web.

Voyez Gérer mon profil Web pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard. Retour à haut

Effacer la liste des colis

Pour effacer la liste de tous les colis, appuyez sur le bouton « Effacer ». Retour à haut

Renseignements sur la facture commerciale

Les renseignements qui paraissent dans cette section sont utilisés uniquement pour l’expédition internationale/États-Unis en régime express. Ils ne sont présentés que lorsque vous choisissez un destinataire à l’étranger ou aux États-Unis.

Veuillez noter que les renseignements qui figurent ici ne paraissent PAS sur la facture commerciale, mais seulement sur le connaissement pour faciliter le repérage à la frontière. Retour à haut

Raison de l’exportation

Cette option détermine la destination finale de l’article, c’est-à-dire si l’article revient au Canada, s’il doit rester dans le pays où vous l’envoyez, etc.

Voici la liste des choix possibles, accompagnés d’une brève description.
P = Permanent
Le colis est destiné à rester dans le pays de destination.
T = Temporaire
Le colis est destiné à aller dans un pays pour une période donnée et à revenir au Canada à un moment donné. (Ce serait le cas, par exemple, d’un article [tel un portable] qu’on envoie dans un autre pays pour le faire réparer. Il reviendra après avoir été réparé.)
Ré-importation
Le colis est destiné à être retourné dans le pays d’où il vient. (Par exemple, vous retournez un article en vertu de sa garantie pour qu’il soit remplacé et non pas réparé.)
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Pays de fabrication

Choisissez le pays où l’article a été fabriqué. Retour à haut

No TVA

Le numéro de taxe sur la valeur ajoutée similaire au numéro de TPS qu’utilisent les sociétés commerciales du Canada. (Aux États-Unis, c’est le EIN, IRS ou le Federal Tax ID number.) Les entreprises internationales demanderont et parfois exigeront que les expéditions portent ce numéro.

Utilisation du numéro TVA
Quand le numéro TVA a été enregistré avec le destinataire, il s’affiche automatiquement.

Vous pouvez également ajouter ce numéro au moment de préparer l’expédition. Retour à haut

Contenu

Vous devez ici inscrire une brève description du contenu de l’envoi, p. ex. « pièces d’automobile » ou « documents ». Retour à haut

TERMINER L’EXPÉDITION

Il y a différentes façons de terminer l’expédition selon le type d’utilisateur WebShip.

Utilisateurs de carte de crédit

Si vous payez par carte de crédit, vous avez deux options à ce point-ci : vous pouvez soit ajouter l’expédition à votre panier, soit vérifier et confirmer que tous les renseignements sont exacts puis ajouter votre expédition à votre panier. Retour à haut

Ajouter l’expédition à votre panier

Cette option vous permet de contourner l’écran de confirmation et de passer directement à l’écran de paiement.
  1. Appuyez sur le bouton « Ajouter au panier ».
Veuillez noter qu’il est possible de modifier ou de supprimer des expéditions à l’écran « Panier ». Retour à haut

Vérifier et confirmer

À l’écran de confirmation, vous pouvez vérifier l’exactitude des renseignements fournis. Vous pouvez également faire afficher les prix de transport et le délai d’acheminement (livraison au destinataire). Si vous décelez une erreur, cliquez sur le bouton « Modifier ». WebShip vous présente de nouveau l’écran d’expédition dont tous les champs sont remplis pour que vous puissiez faire les corrections nécessaires. Vous devez ensuite cliquer de nouveau sur le bouton « Vérifier et confirmer » pour que vos corrections soient acceptées.
  1. Appuyez sur le bouton « Vérifier et confirmer ».
  2. Pour apporter des modifications, cliquez sur le lien « Modifier ».
  3. Quand tous les renseignements sont exacts, appuyez sur le bouton « Ajouter au panier ».
Retour à haut

Panier

L’écran « Panier » énumère toutes les expéditions que vous avez préparées jusqu’à présent. Plusieurs options vous sont offertes à ce point-ci : vous pouvez modifier une expédition, supprimer ou dupliquer des expéditions, préparer une nouvelle expédition ou passer à la caisse et payer vos expéditions, et imprimer les connaissements. Retour à haut

Modifier une expédition

Pour modifier une expédition, cliquez sur le bouton « Modifier » en regard de l’expédition en question. L’écran d’expédition présentant des renseignements dans tous les champs s’affiche.

Vous pouvez apporter des modifications et choisir « Ajouter au panier » ou choisir « Vérifier et confirmer » avant « Ajouter au panier ». L’expédition sera enregistrée. Retour à haut

Supprimer une expédition

Pour supprimer une expédition, cochez la case en regard de l’expédition en question, puis cliquez sur le bouton « Supprimer ». Retour à haut

Préparer une autre expédition

Pour ajouter des expéditions à votre panier, cliquez sur « Préparer une autre expédition ». L’écran d’expédition s’affiche. Retour à haut

Dupliquer une expédition

La duplication d’une expédition est un moyen facile de transférer la majorité des renseignements d’une expédition à une nouvelle expédition. C’est une fonction pratique lorsque vous expédiez un colis identique à un destinataire différent.
  1. Cochez la case en regard de l’expédition à dupliquer.
  2. Appuyez sur le bouton « Dupliquer » pour créer une nouvelle expédition dans la liste des expéditions.
  3. Pour modifier des renseignements (le destinataire, par exemple) de l’expédition dupliquée, cliquez sur le bouton « Modifier » en regard de l’expédition en question. L’écran d’expédition s’affiche avec tous les champs déjà remplis.
  4. Faites vos modifications et choisissez « Ajouter au panier » ou « Vérifier et confirmer ». La nouvelle expédition est alors enregistrée.
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Payer

Lorsque vous êtes prêt à payer pour vos expéditions et à imprimer les connaissements, cliquez sur le bouton « Passer à la caisse ». Assurez-vous d’abord que tous les renseignements sont exacts pour toutes les expéditions, car il ne sera plus possible ensuite de supprimer ou de modifier les expéditions. Retour à haut

Écran de paiement

C’est à cet écran que vous payez vos expéditions. Retour à haut

Entrer les renseignements de la carte de crédit

  1. Inscrivez tous les renseignements demandés, y compris le numéro d’identification de la carte.

    Ce numéro d’identification (qui comporte habituellement trois ou quatre chiffres) figure au verso de la carte.
  2. Si l’adresse de facturation est différente de l’adresse d’origine de l’expédition, décochez « Mon adresse de facturation est la même que l’adresse de l’origine de l’expédition ». Quand vous appuyez sur « Passer à la caisse », WebShip vous demande de fournir votre adresse de facturation.
  3. Appuyez sur « Passer à la caisse ». L’écran « Terminer l’expédition » est affiché.
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Terminer l’expédition

L’écran « Terminer l’expédition » présente la liste de tous vos connaissements, qui sont maintenant prêts à être imprimés. Vous pouvez les imprimer tous en une seule fois ou un à un ou encore, choisir ceux que vous voulez faire imprimer ensemble. L’écran présente également une liste des documents additionnels qui peuvent être exigés pour chaque connaissement. Retour à haut

Imprimer un ou plusieurs connaissements

  1. Cochez le(s) connaissement(s) à imprimer ou choisissez « Sélectionner tous » pour que tous les connaissements soient imprimés.
  2. Cliquez sur « Imprimer le(s) connaissement(s) ». Une fenêtre s’affiche dans laquelle paraissent tous les connaissements que vous avez sélectionnés.
  3. Choisissez l’option « Imprimer » du menu.

Si votre expédition exige des documents additionnels (ce qui est particulièrement important si vous expédiez à l’étranger), une liste des documents pertinents à votre type d’expédition est présentée.

Par exemple, si vous avez choisi le produit WPX (World Wide Parcel Express), la facture commerciale paraîtra dans la liste. De la même façon, si la valeur déclarée d’un envoi destiné aux États-Unis dépasse 2 000 $, la formule de douane B-13 paraîtra dans la liste. Retour à haut

Réglages de l’imprimante

Il est possible que vous deviez régler votre imprimante pour que les connaissements s’impriment correctement. En général, les réglages de l’imprimante figurent sous l’onglet « Préférences » qui peut être choisi après la sélection de l’option « Imprimer » dans le menu déroulant « Fichier » du fureteur.

Si vous ne vous sentez pas à l’aise de modifier ces réglages, veuillez communiquer avec votre administrateur réseau.
  1. Le nombre de points par pouce (DPI) doit être réglé à 600 ou plus pour une imprimante à jet d’encre ou à 300 ou plus pour une imprimante laser. Si ces minimums ne sont pas respectés, le connaissement ne sera pas « balayable », ce qui pourrait causer le retard ou le mauvais acheminement de l’envoi.
  2. Les marges doivent être réglées à 0,20 pouce tout le tour.
  3. Les options « en-tête et pied de page » doivent être désactivées.
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UTILISATEUR AYANT UN NUMÉRO DE COMPTE

Si vous avez un numéro de compte, vous avez trois options :

vous pouvez terminer l’expédition et faire imprimer le connaissement sur-le-champ;

vous pouvez afficher un aperçu de l’expédition pour vous assurer que tout est en ordre avant d’imprimer le connaissement;

ou vous pouvez enregistrer l’expédition et imprimer le connaissement à une date ultérieure.

Terminer l’expédition

  1. Cliquez sur le lien « Terminer l’expédition ».
WebShip n’affiche pas l’écran « Vérifier et confirmer », mais passe directement à l’écran « Terminer l’expédition » pour que vous puissiez imprimer les connaissements. Retour à haut

Vérifier et confirmer (Prix de transport et délais d’acheminement)

Pour vérifier et confirmer l’expédition avant de le terminer, vous pouvez passer par l’écran de confirmation. À cette page, vous pouvez également faire afficher le prix de transport et le délai d’acheminement (le nombre de jours qu’il faut pour que l’envoi soit livré au destinataire.)
  1. Cliquez sur « Vérifier et confirmer ».
  2. Si vous devez modifier des renseignements, cliquez sur le lien « Modifier » en regard de la section concernée. L’écran précédent s’affiche pour que vous puissiez faire les modifications voulues. Vous devez cliquer de nouveau sur le bouton « Vérifier et confirmer » pour que les modifications soient acceptées.
  3. Appuyez sur le bouton « Terminer l’expédition ».
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Enregistrer l’expédition et imprimer le connaissement à un autre moment

Il n’est pas obligatoire de terminer l’expédition, c’est-à-dire de terminer le connaissement y afférent, sur-le-champ. Vous pouvez préparer une expédition et l’enregistrer pour une date future.
  1. Cliquez sur le lien « Enregistrer l’expédition ». L’expédition est enregistrée dans un écran « Enregistrer comme ébauche ».
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Imprimer un connaissement enregistré

  1. Pour accéder à une expédition qui a été enregistrée, cliquez sur le lien « Afficher les ébauches » à l’écran « Expédier un colis » (à gauche du bouton « Vérifier et confirmer »).
  2. À cet écran, vous pouvez, soit modifier les renseignements, soit imprimer le connaissement.

    Modifier un connaissement enregistré
    Cliquez sur le bouton « Modifier » en regard de l’expédition que vous désirez modifier. L’écran « Expédier un colis » présentera tous les renseignements pour l’expédition donnée. Faites les modifications nécessaires, puis imprimez les connaissements ou enregistrez-les de nouveau comme ébauche.

    Imprimer un connaissement enregistré
    Cochez les connaissements que vous désirez imprimer, puis appuyez sur le bouton « Soumettre ».

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Écran « Terminer l’expédition »

L’expédition que vous venez de créer est présentée à l’écran, accompagnée d’une liste de documents qu’il pourrait être nécessaire de remplir. Retour à haut

Imprimer un ou plusieurs connaissements

  1. Cliquez sur « Imprimer le(s) connaissement(s) ». Une fenêtre présentant tous les connaissements que vous avez sélectionnés s’affiche.
  2. Choisissez l’option « Imprimer » du menu.
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Documents additionnels

Si votre expédition exige des documents additionnels (ce qui est particulièrement important si vous expédiez à l’étranger), une liste des documents pertinents à votre type d’expédition est présentée.

Par exemple, si vous choisissez le produit WPX (World Wide Parcel Express), la facture commerciale paraîtra dans la liste. De la même façon, si la valeur déclarée d’un expédition destinée aux États-Unis dépasse 2 000 $, la formule de douane B-13 paraîtra dans la liste. Retour à haut

Réglages de l’imprimante

Il est possible que vous deviez régler votre imprimante pour que les connaissements s’impriment correctement. En général, les réglages de l’imprimante figurent tous sous l’onglet « Préférences » qui peut être choisi après la sélection de l’option « Imprimer » dans le menu déroulant « Fichier » du fureteur.

Si vous ne vous sentez pas à l’aise de modifier ces réglages, veuillez communiquer avec votre administrateur réseau.
  1. Le nombre de points par pouce (DPI) doit être réglé à 600 ou plus pour une imprimante à jet d’encre ou à 300 ou plus pour une imprimante laser. Si ces minimums ne sont pas respectés, le connaissement ne sera pas « balayable », ce qui pourrait causer le retard ou le mauvais acheminement de l’envoi.
  2. Les marges doivent être réglées à 0,20 pouce tout le tour.
  3. La fonction « en-tête et pied de page » doit être désactivée.
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Trousse d’outils d’expédition

La trousse d’outils d’expédition est une liste des documents dont vous pourriez avoir besoin pour votre expédition. Voici les documents qui y sont énumérés :
  • Déclaration d’exportation B13A
  • Certificat d’origine ALENA
  • Facture de douane Canada (facture commerciale)
  • Formulaire de facture commerciale
  • Facture proforma
  • Formulaire DRAM (pour les États-Unis)
  • FCC Radiation Form (pour les États-Unis)
  • Document sur les marchandises dangereuses
  • US POA
  • DECA (Déclaration d’exportation canadienne automatisée)
  • Entrée en franchise aux É.-U. d’articles non accompagnés
  • Entrée en franchise de matériel d’origine américaine retourné
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EXPÉDITION GROUPÉE

Aperçu de l’expédition groupée

L’expédition groupée est conçue pour les expéditeurs qui envoient régulièrement le même envoi à un même groupe de destinataires. Par exemple, supposons que chaque lundi, vous expédiez des rapports à vos représentants commerciaux.

Sans « expédition groupée », vous seriez obligé de choisir un destinataire, d’inscrire les renseignements d’expédition et d’imprimer des connaissements, et vous seriez obligé de répéter ces étapes pour chacun des représentants figurant sur votre liste.

Grâce à l’expédition groupée, vous pouvez réunir tous ces représentants dans un même groupe, donner un nom à ce groupe (ce qui ne doit être fait qu’une seule fois), choisir le groupe entier, inscrire les renseignements d’expédition et imprimer tous vos connaissements en une seule fois.

Un groupe peut compter jusqu’à dix destinataires.

Pour créer et gérer vos groupes, voyez Créer et gérer les groupes.

Un destinataire dont le service ou le type de paiement (port dû) a été verrouillé est inadmissible à l’expédition groupée. Il faut soit créer un destinataire différent, soit déverrouiller le service ou le type de paiement.

Expédiez un envoi à un groupe

Nous vous recommandons de commencer par lire l’information sur l’expédition (Expédier un colis) afin de vous familiariser avec les principes fondamentaux de l’expédition avant d’utiliser la fonction d’expédition groupée. Retour à haut

Choisir un groupe

Il y a deux façons de choisir un groupe : soit à partir du menu déroulant à l’écran « Expédier un colis », soit à partir du carnet d’adresses. Retour à haut

Sélectionner un groupe dans le menu déroulant

  1. Vous n’avez qu’à choisir le nom du groupe dans le menu déroulant.
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Sélectionner un groupe dans le carnet d’adresses

  1. Appuyez sur le bouton « Carnet d’adresses ».
  2. Dans le carnet d’adresses, cliquez sur le lien « Gérer les groupes ».
  3. Repérez le groupe désiré dans la liste et cliquez sur le lien « Destination de l’expédition ».
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de créer ou de modifier un groupe, voyez Gérer le carnet d’adresses. Retour à haut

Fournir les renseignements sur l’envoi

Fournissez toute l’information demandée (renseignements sur l’envoi, sélection du service, renseignements sur l’expédition, etc.).

Pour obtenir de plus amples détails sur l’expédition, voyez Expédier un colis.

Gardez à l’esprit que tous les renseignements sur l’expédition s’appliquent à tous les membres du groupe. Retour à haut

Terminer l’expédition

Comme pour toute autre expédition, vous avez l’option de vérifier et confirmer que tous les renseignements sont exacts ou de terminer l’expédition en imprimant les connaissements. Il est impossible d’enregistrer une expédition groupée. Retour à haut

Vérifier et confirmer

  1. Cliquez sur « Vérifier et confirmer ».
  2. Tous les destinataires qui font partie du groupe sont énumérés au haut de l’écran [image]. Cliquez sur le chaque nom pour visionner les renseignements concernant les délais d’acheminement et les prix de transport pour chacun.
  3. Apportez les modifications nécessaires, puis faites une nouvelle vérification si vous le voulez en cliquant sur « Vérifier et confirmer » ou passez directement à l’option « Terminer l’expédition ».
  4. Appuyez sur le bouton « Terminer l’expédition ».
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Imprimer les connaissements

  1. À l’écran « Envoi terminé », vous pouvez choisir les destinataires pour lesquels vous voulez imprimer un connaissement.
  2. Cochez les connaissements à imprimer.
  3. Appuyez sur le bouton « Imprimer le connaissement ».
  4. Une fenêtre présentant tous les connaissements s’ouvre. Choisissez l’option « imprimer » dans le menu Fichier. (Il est possible que vous deviez modifier les réglages de votre imprimante. Pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard, voyez « Réglages de l’imprimante » ci-dessus.) Tous les documents pour chaque expédition ainsi que tous les connaissements seront imprimés.

Les connaissements que vous ne faites pas imprimer sont classés dans l’historique des expéditions. Pour les imprimer, vous devez utiliser la fonction « Réimprimer » de l’écran « Historique des expéditions ».

Pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard, voyez Historique des expéditions. Retour à haut

RAPPORTS SUR LES ENVOIS

WebShip vous permet d’utiliser des rapports conçus par Loomis et prêts à l’emploi ou de créer vos propres modèles de rapport.

Imprimer ou exporter un rapport

Il est possible d’imprimer un rapport sur votre imprimante locale ou de l’exporter dans un tableur.

Choisissez le rapport
Dans la fenêtre des rapports couramment utilisés, choisissez le rapport que vous désirez établir. Si aucun rapport n’est indiqué, vous devrez créer un modèle personnalisé de rapport. (Voir les renseignements ci-dessous.)

Choisissez la période du rapport
  1. Choisissez la date de début du rapport, soit en tapant la date dans le champ « Période : de.. », soit en utilisant le petit calendrier du menu déroulant.
    1. En cliquant sur le petit calendrier en regard du champ, vous pouvez choisir la date dans un calendrier visuel.
  2. Choisissez la date de la fin du rapport, soit en tapant la date dans le champ « Période : à.. », soit en utilisant le petit calendrier du menu déroulant.
    1. En cliquant sur le petit calendrier en regard du champ, vous pouvez choisir la date dans un calendrier visuel
Choisissez l’impression ou l’exportation du rapport
Pour imprimer le rapport, cliquez sur « Afficher les résultats ». Pour exporter les données dans un tableur Excel, cliquez sur « Exporter dans Excel ». Retour à haut

Créer des rapports

Avant de pouvoir créer un nouveau rapport, vous devez créer un modèle de rapport. C’est le processus par lequel vous déterminez l’ordre de présentation des données (colonnes) et méthode de tri (rangées). Retour à haut

Les 4 étapes de la création d’un modèle de rapport

Voici les quatre étapes à suivre pour créer un modèle de rapport personnalisé.

Choisissez les champs à inclure dans le rapport
Cochez les champs à inclure dans le rapport.

Voici la liste de tous les champs possibles :
  1. Numéro de connaissement
  2. Numéro de colis
  3. Date d’expédition
  4. Service
  5. Identificateur du destinataire
  6. Société
  7. Prénom
  8. Nom de famille
  9. Montant approximatif
  10. Nombre de pièces
  11. Poids
  12. Unité de mesure
  13. Service à valeur ajoutée
  14. Code IATA d’origine
  15. Code IATA de destination
  16. Mon numéro de compte
  17. Type de paiement
  18. No du compte de facturation
  19. Centre de coûts
  20. Numéro de référence

Choisissez l’ordre de présentation des champs
Inscrivez dans les boîtes de texte en regard de chaque champ, le chiffre correspondant à l’ordre dans lequel les champs doivent paraître à l’horizontale. Autrement dit, vous choisissez l’ordre des colonnes. Par exemple, pour que la colonne « Date d’expédition » soit la première du rapport, inscrivez le chiffre 1. Pour que la colonne « Type de service » paraisse en deuxième, inscrivez le chiffre 2. Pour que la colonne « No de repérage » vienne en troisième, inscrivez le chiffre 3. Et ainsi de suite.

Choisissez la méthode de tri des données
Inscrivez dans les boîtes de texte en regard de chaque champ, l’ordre dans lequel les données des colonnes doivent paraître. Autrement dit, vous choisissez la façon de regrouper les données dans les rangées.

Par exemple, pour regrouper les envois par date d’expédition, inscrivez le chiffre 1 dans le champ de tri en regard de « Date d’expédition ». Pour regrouper les envois déjà regroupés par date d’expédition, par « type de service », inscrivez le chiffre 2 dans le champ de tri en regard de « Type de service ». [image]

Pour que les données d’un champ en particulier ne soient pas prises en compte dans le tri, laissez le champ correspondant vierge.

Enregistrez le modèle de rapport
Donnez un nom descriptif au modèle de rapport et appuyez sur le bouton « Enregistrer le rapport ». Le modèle est ajouté dans la fenêtre des rapports couramment utilisés.

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HISTORIQUE DES EXPÉDITIONS

L’historique des expéditions renferme toutes les expéditions que vous avez faites au cours des 90 derniers jours et toutes les expéditions sur lesquelles vous travaillez aujourd’hui.

Afficher l’historique et faire une recherche

Afficher les envois passés

Afficher les envois par date :
Par défaut, l’historique présente uniquement les envois qui ont été créés aujourd’hui. Pour que l’historique couvre une plus grande période, vous devez utiliser le menu déroulant « Afficher les envois pour » et choisir l’une des options suivantes :
  • Aujourd’hui
  • Hier
  • 7 jours (les 7 derniers jours)
  • 30 jours (les 30 derniers jours)
  • 60 jours (les 60 derniers jours)
  • 90 jours (les 90 derniers jours)

Afficher les envois par régime
Vous pouvez filtrer davantage les renseignements du connaissement en fonction du régime d’expédition (intérieur, international, etc.). Dans le menu déroulant « Choisir le type d’expédition », vous avez les cinq options suivantes :

Intérieur :
Affiche seulement les expéditions au pays.
US Express :
Affiche seulement les expéditions acheminées par avion aux Etats-Unis.
US Terrestre :
Affiche seulement les expéditions acheminées par camion aux États-Unis.
International :
Affiche seulement les expéditions acheminées à l’étranger.
Afficher tout (valeur par défaut) : Affiche tous les envois.

Après avoir fait votre choix, appuyez sur le bouton « Rechercher ».

Afficher tous les envois à un destinataire particulier
Vous pouvez filtrer davantage les renseignements du connaissement en demandant seulement les expéditions à un destinataire donné. Dans le champ « Ident. du destinataire », indiquez l’identificateur du destinataire en question.

Repérer un envoi donné
Pour repérer un envoi en particulier dans l’historique, vous n’avez qu’à indiquer son numéro de connaissement dans le champ « Numéro de connaissement » et qu’à cliquer sur « Recherche ».

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Réimprimer un connaissement

Si vous avez besoin de réimprimer un connaissement, vous pouvez le faire à partir de l’historique des expéditions.
  1. Choisissez le connaissement que vous voulez réimprimer dans la liste des envois.
  2. Appuyez sur le bouton « Réimprimer le connaissement ».
  3. Une fenêtre présentant tous les connaissements qui existent pour cet envoi s’affiche. Par exemple, si l’envoi comprenait trois pièces, la fenêtre présente les trois connaissements.
  4. La ré impression d’un connaissement ne sera disponible que pour 2 jours ouvrable après la date d’expédition.
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Annuler un connaissement

Si après avoir préparé une expédition, vous décidez de ne pas expédier l’envoi, vous pouvez l’annuler à partir de l’historique des expéditions.
  1. Choisissez l’expédition que vous voulez annuler de la liste des expéditions.
  2. Appuyez sur le bouton « Annuler l’expédition ».
L’expédition est effacée de la liste. Retour à haut

Repérer un envoi

Il est possible de repérer un envoi à partir de l’historique des expéditions.

Cliquez sur le lien « Repérer » en regard de chaque envoi.

Cela fait afficher l’écran « Suivi et repérage » présentant les renseignements de repérage pour le connaissement choisi. Retour à haut

CARNET D’ADRESSES

Le carnet d’adresses est l’endroit où vous ajoutez, supprimez, modifiez ou téléchargez des destinataires. C’est également là où vous créez et gérez vos groupes.

Accès au carnet d’adresses

À partir de l’écran « Expédier un envoi », appuyez sur le bouton « Carnet d’adresses ». Retour à haut

Identificateurs des destinataires

L’identificateur de destinataire est propre à chaque destinataire. Quand vous entrez un nouveau destinataire, vous devez absolument lui donner un identificateur. Cela peut être un numéro de client, un code ou même le nom de la société à laquelle il est rattaché. Pensez à quelque chose que vous vous rappellerez pour qu’il soit facile de faire afficher son nom quand vous le voulez. Retour à haut

Quelques éléments importants à considérer

Retour à haut

Doit être unique

L’élément le plus important à se rappeler concernant l’identificateur du destinataire est qu’il doit être unique. Autrement dit, vous ne pouvez pas avoir deux destinataires ayant le même identificateur. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir deux destinataires portant l’identificateur « CLIENT123 ».

Quand vous essayez d’enregistrer un nouveau destinataire, WebShip vérifie que vous ne reproduisez pas un identificateur qui existe déjà dans votre base de données d’adresses. S’il en décèle un, il vous en informe par un message d’erreur. Retour à haut

L’identificateur du destinataire est relié au lieu de l’envoi

L’identificateur du destinataire doit être appliqué à la destination de l’envoi. Par exemple, vous pouvez avoir un numéro pour votre client, mais ce client peut avoir plusieurs endroits différents où vous faites livrer les envois. Assurez-vous que chaque envoi a son propre identificateur de destinataire. Retour à haut

Utiliser le nom de la société comme identificateur du destinataire

Vous pouvez utiliser le nom de la société comme identificateur seulement si vous n’avez pas deux sociétés qui portent le même nom. Retour à haut

Champs verrouillés

Au moment de créer un destinataire, on peut verrouiller la sélection de produit Loomis (Verrouillage du service) ou le type de paiement (Verrouillage en port dû); ces réglages deviennent alors des valeurs par défaut pour le destinataire en question et ils ne peuvent être modifiés que dans le carnet d’adresses. Retour à haut

Ajouter un destinataire

Il y a deux façons d’ajouter un destinataire, soit à partir de l’écran « Expédier un envoi », soit à partir du carnet d’adresses. Retour à haut

À partir de l’écran « Expédier un envoi »

  1. À l’écran d’expédition, vous n’avez qu’à taper l’identificateur du destinataire que vous désirez ajouter.
  2. Ajoutez tous les renseignements de l’adresse.
  3. Vérifiez que la case « Mettre à jour le carnet d’adresses » est cochée.
  4. Lorsque vous cliquez sur « Terminez l’expédition », WebShip enregistre automatiquement le destinataire dans votre carnet d’adresses.
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À partir du carnet d’adresses

  1. Cliquez sur « Ajouter une adresse » pour faire afficher l’écran « Ajouter une nouvelle adresse ».
  2. Fournissez tous les renseignements demandés.

    N’oubliez pas que les champs qui sont marqués d’un astérisque sont des champs obligatoires.
  3. Appuyez sur le bouton « Ajouter une adresse ».
  4. Si le case « Ajouter d’autres adresses » est cochée, WebShip présente à nouveau l’écran « Ajouter une adresse ».
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Modifier un destinataire

Il y a deux façons de modifier un destinataire, soit à partir de l’écran « Expédier un envoi », soit à partir du carnet d’adresses. Retour à haut

À partir de l’écran « Expédier un envoi »

  1. À l’écran d’expédition, vous n’avez qu’à taper l’identificateur du destinataire que vous désirez modifier.
  2. Modifiez les champs nécessaires.
  3. Vérifiez que la case « Mettre à jour le carnet d’adresses » est cochée. Si elle ne l’est pas, les modifications que vous avez apportées ne seront valides que pour cette seule expédition.
  4. Lorsque vous cliquez sur « Terminer l’envoi », les modifications sont automatiquement enregistrées.
Retour à haut

À partir du carnet d’adresses

  1. Repérez le destinataire dans la liste des destinataires.
  2. Cliquez sur le lien « Modifier » qui apparaît en regard de chaque destinataire.
    L’écran « Modifier le destinataire » s’affiche.
  3. Modifiez les champs nécessaires (y compris l’identificateur du destinataire).
  4. Appuyez sur le bouton « Enregistrer ».
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Supprimer un destinataire

  1. Repérez le destinataire dans le carnet d’adresses.
  2. Cliquez sur le lien « Supprimer » qui apparaît en regard de chaque destinataire.
Retour à haut

Copier un destinataire

Si vous désirez copier un destinataire qui figure déjà dans la base de données, vous devrez d’abord en faire une copie dans la liste du carnet d’adresses, puis modifier son identificateur et tout autre champ nécessaire.
  1. Repérez le destinataire dans la liste du carnet d’adresses.
  2. Cochez la case en regard du destinataire que vous désirez copier.
  3. Appuyez sur le bouton « Dupliquer ».
    Une copie du destinataire est ajoutée directement en dessous du destinataire qui a été copié.
  4. Cliquez sur le lien « Modifier » en regard de ce nouveau destinataire pour apporter les changements nécessaires.

    Pour de plus amples renseignements à cet égard, voyez Modifier un destinataire.
  5. Appuyez sur « Enregistrer ».
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Champs à connaître

Quand vous entrez un nouveau destinataire, voici certains des champs que vous devez connaître. Retour à haut

IATA

Le code IATA est un code de tri que Loomis utilise pour trier les envois. Toutes les succursales importantes de Loomis dans le monde ont leur propre code IATA. Les codes IATA de Loomis ressemblent beaucoup aux codes IATA utilisés pour les aéroports. Par exemple, YYZ est le code de Toronto et YVR, le code de Vancouver.

Les succursales qui sont situées à proximité d’un aéroport portent habituellement le même code IATA que l’aéroport. Par exemple, la succursale à Richmond en C.-B. est YVR, parce qu’elle est proche de l’aéroport international de Vancouver.

Cependant, les succursales qui sont un peu plus éloignées ont leur propre code IATA créé par Loomis. Par exemple, la succursale de Burnaby en C.-B. n’est pas proche d’un aéroport, alors Loomis a créé un code IATA pour elle, soit YCW. Il est très important d’utiliser le bon code IATA de Loomis, car si le code est erroné, l’envoi sera livré à la mauvaise succursale.

WebShip et le code IATA
Dans la plupart des cas, WebShip choisira les codes IATA pour vous. Le code IATA de l’origine est établi d’après le code postal dans l’adresse d’origine de l’expédition tandis que le code IATA de la destination est établi d’après le code postal ou le code zip du destinataire.

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Numéro de référence

Le numéro de référence est un champ modifiable que vous pouvez utiliser pour identifier des envois particuliers aux fins de repérage ou de rapports. Vous avez toute latitude pour le numéro de référence. Il peut être composé de n’importe quelle combinaison de lettres et des chiffres.

Le repérage et le numéro de référence
Tout ce que vous écrivez dans le champ de référence au moment de l’expédition accompagnera l’envoi. Cela signifie que vous pourrez utiliser ce numéro de référence pour repérer l’envoi au lieu d’utiliser le numéro de connaissement qui est attribué par Loomis.

Habituellement, on utilise le numéro de facture ou le numéro de bon de commande comme numéro de référence.

Les rapports et le numéro de référence
Si vous voulez faire ressortir un envoi en particulier dans un rapport détaillé, vous pouvez utiliser le champ du numéro de référence, puisque le numéro de référence paraît sur les rapports détaillés de Loomis.

Le champ « Référence » est également pratique pour organiser ou regrouper des envois dans des rapports ou des fichiers exportés. Par exemple, si vous voulez regrouper tous les envois que vous expédiez pour un représentant donné, vous pouvez indiquer le nom de celui-ci dans le champ « Référence ». Retour à haut

Centre de coûts

Tout comme le numéro de référence, le centre de coûts permet de regrouper des envois à des fins d’établissement de rapports. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser l’information du centre de coûts pour repérer un envoi. Retour à haut

Utilisations courantes du numéro de référence et du centre de coûts

Ces champs sont habituellement utilisés pour répartir des frais d’expédition.

Par exemple, si vous vous occupez des expéditions pour différents services dans votre entreprise, mais que vous voulez savoir combien chaque service dépense en expédition, vous pouvez créer un centre de coûts ou un numéro de référence pour chaque service. (Cela pourrait être la « marque » dont il a été question plus tôt.)

Pour chaque expédition, vous assigneriez ce numéro en fonction du service expéditeur. À la fin d’une période donnée, un mois ou une semaine par exemple, vous pourriez créer un rapport et regrouper tous les envois soit par centre de coûts, soit par numéro de référence. Retour à haut

Rapports de Loomis et le numéro de référence et le centre de coûts

Actuellement, si Loomis vous envoie des rapports de façon périodique ou si vous utilisez la facturation-e, vous voudrez utiliser le champ « Référence » pour répartir les frais. Pour créer un rapport dans WebShip à partir de l’écran « Rapports », vous pouvez utiliser soit le numéro de référence, soit le centre de coûts.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la création d’un rapport dans WebShip, voyez Rapports. Retour à haut

Naviguer dans le carnet d’adresses

Par défaut, WebShip vous présente tous les destinataires en ordre alphabétique, sur plusieurs pages. Il y a trois façons de consulter le carnet d’adresses.Retour à haut

Faire défiler les listes

Vous pouvez faire défiler les listes alphabétiques en cliquant sur les différents numéros de page pour faire afficher d’autres destinataires. Retour à haut

Utiliser les liens alphabétiques

Vous pouvez entrer un mot clé dans le champ « Recherche » pour faire afficher tous les destinataires qui ont ce mot dans le nom de la société, de la ville, du contact, de l’adresse et de l’identificateur du destinataire.

Par exemple, si vous tapez le mot « rue » et que vous appuyez sur « Recherche », WebShip vous présentera tous les destinataires qui ont le mot « rue » dans le nom de la société, de la ville, de l’adresse ou de l’identificateur du destinataire. Retour à haut

Utiliser les mots de recherche clés

Vous pouvez entrer un mot clé dans le champ « Recherche » pour faire afficher tous les destinataires dont les coordonnées présentent ce mot dans le nom, la ville, le contact, l’adresse, l’identificateur du destinataire ou le code postal.

Par exemple, si vous tapez le mot « rue » et que vous appuyez sur « Recherche », WebShip vous présentera tous les destinataires qui ont le mot « rue » dans le nom de la société, de la ville, de l’adresse, de l’identificateur du destinataire ou le code postal. Retour à haut

Choisir un destinataire à qui expédier un envoi

  1. Trouvez le destinataire dans la liste du carnet d’adresses.

    Pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard, voyez Naviguer dans le carnet d’adresses.
  2. Cliquez sur le lien « Destination de l’expédition » pour faire afficher un écran d’expédition présentant le nom du destinataire dans la partie « Destination de l’expédition ».
Retour à haut

Envois passés à un destinataire

Si vous voulez voir l’historique des envois que vous avez expédiés à un destinataire, vous pouvez le faire à partir du carnet d’adresses.
  1. Repérez le destinataire pour lequel vous voulez voir l’historique des expéditions.
  2. Cliquez sur le lien « Transactions » pour faire afficher l’historique présentant tous les envois pour ce destinataire en particulier.
Pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard, voyez l’historique des expéditions.. Retour à haut

Trier la liste de destinataires

Il est possible de trier l’information du carnet d’adresses de différentes façons. Par défaut, il est trié par identificateur de destinataire, mais vous pouvez demander qu’il le soit par nom de société, nom de contact, ville, province ou pays.
  1. Pour trier selon une colonne particulière, cliquez sur l’en-tête de la colonne.

Par exemple, si vous désirez trier l’information par nom des sociétés, cliquez sur l’en-tête « Société ». Ou encore, si vous voulez trier par nom de contact, cliquez sur l’en-tête « Nom de contact ».

WebShip triera alors la liste comme vous l’avez demandé. Retour à haut

IMPORTER UN CARNET D’ADRESSES

Il peut être fastidieux de taper toute votre base de données de destinataires dans votre carnet d’adresses, surtout si la liste est longue et que votre temps est limité. Au lieu de taper l’information de chaque destinataire dans votre carnet d’adresses, vous pouvez importer votre liste entière, grâce à la fonction « Importer des adresses » de WebShip.

Accéder à l’écran « Importer le carnet d’adresses »

Cliquez sur le lien « Importer le carnet d’adresses ». Retour à haut

Les cinq étapes de l’importation

L’importation d’un carnet d’adresses dans WebShip se fait en cinq étapes. Retour à haut

Créer le fichier d’importation

Voici les éléments à prendre en considération lorsque vous créez un fichier d’importation.
  1. Le fichier doit être délimité par des virgules. Il s’agit d’un fichier texte dont toutes les colonnes sont séparées par une virgule. En général, ce genre de fichier peut être ouvert au moyen d’un programme de traitement de texte simple comme Notepad. Un fichier délimité par virgules est habituellement doté d’une extension CSV. Par exemple, le fichier « listeclients » s’appellerait « listeclients.csv ».
  2. Certaines colonnes (renseignements) sont obligatoires.
  3. Vous pouvez placer les colonnes dans l’ordre que vous voulez, mais avant d’importer le fichier, vous devrez mettre en correspondance les colonnes de votre fichier et celles du modèle de WebShip pour que celui-ci comprenne la présentation de votre fichier. Voir les explications ci-dessous.
  4. Chaque colonne doit renfermer ses propres données particulières. Par exemple, il ne faut pas mettre la ville et la province dans une même colonne, ou le code postal et la province dans une même colonne. Chaque élément d’information doit être séparée. Donc, la province doit être dans sa propre colonne, la ville dans sa propre colonne, le code postal dans sa propre colonne, et ainsi de suite.

La table des données d’importation

Les colonnes dont vous disposez sont énumérées dans la table ci-dessous. Celles qui sont marquées d’un astérisque rouge sont obligatoires, c’est-à-dire qu’elles ne peuvent pas être laissées vierges.

Chaque colonne comporte un maximum de caractères. Par exemple, pour la colonne « Nom de société », le maximum de caractères que vous pouvez entrer est 50, espaces compris. Tout caractère qui dépasse cette limite sera tronqué.
Nom de la société * Le nom de la société
Identificateur du destinataire * L’identificateur unique de ce destinataire.
Numéro de référence Le numéro de référence qui apparaîtra automatiquement quand vous choisirez ce destinataire.
Numéro du compte « port dû » Le numéro de compte pour port dû qui apparaîtra automatiquement quand vous choisirez ce destinataire.
Prénom * Le prénom du responsable
Nom de famille * Le nom de famille du responsable
Adresse 1 * La première ligne de l’adresse
Adresse 2 La deuxième ligne de l’adresse (habituellement utilisée pour le numéro d’unité ou de bureau.)
Adresse 3 La troisième ligne de l’adresse. Utilisée seulement pour les destinataires à l’étranger.
Ville * La ville du destinataire
Code postal / code zip * Le code postal ou zip du destinataire
Province / État * La province ou l’État du destinataire.
Pays * Le pays du destinataire.
IATA Le code IATA de la succursale la plus près du lieu du destinataire. Pour de plus amples renseignements sur les codes IATA, voir les « Codes IATA de Loomis ».)
Téléphone * Le numéro de téléphone du destinataire
Courriel L’adresse courriel de la personne à aviser d’une expédition.
Instruction 1 Les instructions implicites (première ligne) qui apparaîtront quand vous choisirez le destinataire.
Instruction 2 Les instructions implicites (seconde ligne) qui apparaîtront quand vous choisirez le destinataire.
Numéro TVA Le numéro de taxe international pour ce destinataire.
Centre de coûts Le centre de coûts qui apparaîtra automatiquement quand vous choisirez le destinataire.

Créer un fichier délimité par virgules à partir d’Excel

1. Vous pouvez organiser toutes les colonnes et ajouter tous les renseignements dans un tableur Excel. Nous vous recommandons d’inscrire le nom de la colonne dans la première colonne. Il sera ainsi beaucoup plus facile de faire correspondre vos colonnes à notre modèle.
  1. Quand tous les renseignements sont complets, vous devez utiliser la fonction « Enregistrer sous » dans le menu d’Excel.
  2. Dans le menu déroulant « Type de fichier : », choisir « CSV » (Comma delimited) (*.csv)
  3. Choisissez votre dossier de destination ainsi que le nom du fichier.
  4. Le fichier sera enregistré avec l’extension CSV.
Par exemple, le fichier « listeclients » apparaîtra ainsi : « listeclients.csv ». Retour à haut

Télécharger le fichier dans WebShip

  1. Appuyez sur le bouton « Parcourir » pour repérer le fichier sur votre ordinateur.
  2. Si vous avez inscrit les noms dans la première colonne du fichier, cochez la case « la première ligne est l’en-tête ».
  3. Appuyez sur « Continuer ».
Retour à haut

Mise en correspondance du fichier avec le modèle WebShip

  1. Une fois que vous avez téléchargé le fichier, vous devez faire correspondre les colonnes de votre fichier à celles du modèle WebShip. (C’est là la raison pour laquelle il est avantageux d’utiliser des en-têtes de colonnes.)

Vous verrez deux listes côte à côte. La liste à gauche, intitulée « Customer Database », correspond au modèle WebShip. La liste à droite, intitulée « Customer Database » est l’endroit où vous faites correspondre les colonnes de votre fichier aux colonnes du modèle WebShip.

WebShip prendra la première colonne du fichier que vous avez créé et sélectionnera chaque élément d’information de chaque colonne.

Il énumérera ensuite toute l’information dans un menu déroulant. En regard de chaque article du modèle WebShip paraît l’un de ces menus déroulants. Chaque menu déroulant présente exactement les mêmes données. C’est à vous d’assortir les données du menu déroulant avec les données que le modèle WebShip demande.

Si vous avez créé une rangée d’en-têtes, vous n’avez qu’à faire correspondre chaque en-tête à l’en-tête du modèle WebShip. Par exemple, l’en-tête du premier modèle WebShip est « Société ».

Dans le menu déroulant en regard de cet en-tête, vous choisissez l’en-tête que vous avez utilisé pour le nom de société. Si vous n’avez pas créé une rangée d’en-têtes, WebShip utilise les données qui figurent dans la première rangée. Dans ce cas-ci, il prendra le premier destinataire qu’il trouve dans le fichier. Donc, vous devrez plutôt assortir les données d’après le destinataire. Par exemple, dans le champ « Nom de la société » du modèle WebShip, vous devriez assortir le nom de la société correspondant au premier destinataire dans votre fichier. Retour à haut

Afficher un aperçu de la mise en correspondance

Vous devrez afficher un aperçu de la mise en correspondance pour vous assurer que toutes les colonnes sont dans la bonne position, c’est-à-dire que vous n’avez pas de codes postaux, par exemple, sous l’en-tête « nom de la société ».
  1. WebShip vous donne un aperçu des données qu’il se prépare à importer. Il donne l’en-tête du modèle que WebShip utilisera pour importer les données. Les rangées en dessous de ces en-têtes présenteront les données provenant de votre fichier. Assurez-vous que les données paraissent bien sous l’en-tête approprié. Si ce n’est pas le cas, vous devrez cliquer sur le lien « De retour à la mise en correspondance » pour refaire la mise en correspondance du fichier.
  2. Si la correspondance est exacte, WebShip vous donnera le compte des destinataires qui seront importés et un compte de ceux qui ne le seront pas. De plus, il créera un fichier de ceux qui ne sont pas corrects pour que vous les corrigiez. Il s’agira habituellement d’erreurs dans le code postal ou le code zip.
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Importer le fichier

Quand le fichier est correct et que tous les mauvais destinataires ont été corrigés, appuyez sur le bouton « Importer ». Retour à haut

CRÉER ET GÉRER DES GROUPES

Qu’est-ce que l’expédition groupée?

L’expédition groupée est conçue pour les expéditeurs qui envoient régulièrement le même envoi à un même groupe de destinataires. Par exemple, supposons que chaque lundi, vous expédiez des rapports à vos représentants commerciaux.

Sans « expédition groupée », vous seriez obligé de choisir un destinataire, d’inscrire les renseignements d’expédition et d’imprimer des connaissements, et vous seriez obligé de répéter la chose pour chacun des représentants figurant sur votre liste.

Grâce à l’expédition groupée, vous pouvez réunir tous ces représentants dans un même groupe, donner un nom à ce groupe (ce qui ne doit être fait qu’une seule fois), choisir le groupe entier, inscrire les renseignements d’expédition et imprimer tous vos connaissements en une seule fois.

Limite de groupe

Un groupe peut comporter un maximum de dix destinataires.Retour à haut

Créer un groupe

Un groupe est créé à partir de l’écran « Gestion des groupes »
  1. Cliquez sur le lien « Gérer les groupes » à partir du carnet d’adresses.
  2. Appuyez sur le bouton « Ajouter un groupe » pour faire afficher l’écran « Ajouter un groupe ».
  3. Maintenant, vous devez définir quel type de groupe vous voulez créer selon le genre d’expédition, soit intérieur, soit international.

    Choisissez le type de groupe dans le menu déroulant.
  4. Nommez le groupe.
  5. Vous pouvez ajouter une brève description du groupe. Veuillez noter que les renseignements que vous inscrivez constituent des notes personnelles ou des rappels; ils n’ont aucune incidence sur le traitement des groupes par WebShip.
  6. Appuyez sur « Enregistrer » pour enregistrer l’information.
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Ajouter des destinataires ou des « membres » à un groupe

Après que vous avez enregistré le nouveau groupe, tous les destinataires seront énumérés dans la section des membres du groupe. Chaque groupe peut comporter au plus dix destinataires.
  1. Repérez les destinataires que vous désirez ajouter au groupe et cochez la case en regard de leur nom.
  2. Appuyez sur « Enregistrer ».
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Retirer des destinataires d’un groupe

Pour retirer un destinataire de la liste, vous devez accéder à l’écran « Gestion des groupes ».
  1. Cliquez sur « Gérer les groupes » à partir du carnet d’adresses.
  2. Repérez le groupe duquel vous voulez retirer un destinataire.
  3. Cliquez sur le lien « Modifier » qui fait partie de l’énumération pour faire afficher l’écran « Ajouter/modifier le groupe ».
  4. Dans la liste des membres du groupe, repérez le destinataire que vous voulez retirer du groupe et décochez la case en regard de son nom.
  5. Appuyez sur le bouton « Enregistrer ».
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Gérer les groupes

Pour modifier, examiner, supprimer un groupe ou expédier à un groupe, vous devez accéder à l’écran « Gestion des groupes ». Retour à haut

Accéder à l’écran « Gestion des groupes »

  1. Cliquez sur « Gérer les groupes » sur la page principale du carnet d’adresses.
  2. Tous vos groupes sont énumérés sur cette page.
  3. Appuyez sur le bouton « Enregistrer ».
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Ajouter ou supprimer des destinataires ou membres du groupe

  1. Repérez le groupe dans la liste et cliquez sur le lien « Modifier ».
  2. Cela fait afficher l’écran « Ajouter/Modifier un groupe » où vous pouvez apporter les modifications nécessaires au groupe.
  3. Lorsque vous avez apporté vos modifications, appuyez sur « Enregistrer » pour enregistrer les modifications.
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Expédier à un groupe

  1. Repérez le groupe dans la liste et cliquez sur le lien « Expédier à ».
  2. Cela fait afficher l’écran d’expédition présentant le groupe choisi.
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Supprimer un groupe

  1. Repérez le groupe dans la liste et cliquez sur le lien « Supprimer ».
  2. Le groupe est supprimé, mais pas les destinataires.
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